In een jaar waar veel in het teken stond van wat niet kon, heeft MKB INFRA juist gekeken wat allemaal wel kan. Niet bij de pakken neerzitten vanwege de stikstofcrisis, de PFASperikelen of de door corona haperende voorbereidingsmachinerie. Blik naar voren en uitproberen hoe de markt van overheidsopdrachten soepeler kan functioneren. Met in 2020 drie mijlpalen als resultaat.

Er is niet alleen behoefte aan een product, maar ook aan het stimuleren van allerlei maatschappelijke en sociale doelen

MKB INFRA is een vereniging van midden- en kleinbedrijven in de infrastructuur met als voornaamste klantenkring de gemeenten. Veel leden zijn actief in commissies, waarin alledaagse zaken uit de praktijk van overheidsopdrachten als inspiratie dienen. En in die praktijk is heel veel voor verbetering vatbaar, want het wettelijk kader van overheidsopdrachten is vormgegeven vanuit een theoretisch kader van aanbestedingsregels en mededingingsprincipes. Het verschilt daarin van andere economische sectoren, waar een ruime contracteervrijheid is om als klant en aanbieder samen het optimale eindproduct met bijbehorende prijs te bepalen. Niet alleen aannemers voelen dat kader als knellend, ook gemeenten hebben behoefte aan een meer praktijkgerichte samenwerking.

Dat is ook logisch want het infrastructurele product dat wordt gevraagd, is bijna altijd maatwerk. Kijkend naar andere sectoren waar maatwerk wordt gevraagd, hebben de leden van de Commissie Duurzaamheid en Innovatie van MKB INFRA de Convenantgedachte ontwikkeld. Die komt er kortgezegd op neer dat alle relevante ketenpartners - gemeente, ingenieursbureaus, uitvoerende bedrijven en toeleveranciers - in de voorbereidingsfase kennis en ervaring inbrengen bij de vormgeving van de uitvraag.

Platform voor ambities

Daarmee ontstaat niet alleen een optimale opdrachtomschrijving, waar faalkosten en risico’s zijn geminimaliseerd en innovaties zoals op het gebied van klimaatadaptatie1 kunnen worden ingebracht, maar wordt ook een platform gecreëerd om ambities op het gebied van duurzaamheid, emissiereductie, Social Return2, omgevingsmanagement, circulariteit en wat dies meer zij, te toetsen op haalbaarheid binnen het beschikbare budget. Want daar zit een van de voornaamste knelpunten bij overheidsopdrachten: er is niet alleen behoefte aan een product, maar er wordt van diezelfde overheid ook verwacht dat ze allerlei maatschappelijke en sociale doelen realiseert of stimuleert. En dat dan ook nog vaak binnen budgetten die eigenlijk al te krap zijn voor het kale product zonder al die vaak vanuit de politiek toegevoegde ambities.

Niet voor alle gemeenten is de convenantsamenwerking het tovermiddel. De Convenantgedachte gaat uit van een zeker volume, een repetitie-effect, waarin het lerend vermogen van alle partijen wordt gestimuleerd om steeds dichter bij het optimale product tegen een passende prijs te komen. Gemeenten die dat volume niet hebben of niet de ruimte hebben om een dergelijke samenwerking met buurgemeenten op te zetten en dus gebruik moeten maken van de meer traditionele aanbestedingen, kunnen wel gebruik maken van andere voorstellen. Die zijn door MKB INFRA ontwikkeld om te komen tot een betere aanbestedingspraktijk. Die voorstellen zijn gebundeld in de brochure ‘Toekomstbestendig samenwerken’.3

Meer voorspelbaarheid

Met deze voorstellen wil MKB INFRA proberen meer voorspelbaarheid op een aantal aspecten uit de aanbestedingspraktijk te stimuleren. Want gemeenten geven een geheel eigen invulling aan de aanbestedingskaders, waardoor niet alleen het product maatwerk wordt, maar ook het meedingen naar de opdracht. En dat terwijl standaardisering in het algemeen toch wordt beschouwd als middel om meer efficiëntie en dus minder kosten te creëren. Standaardisering van gunningscriteria (BPKV (beste prijs-kwaliteitverhouding) of ‘EMVI’ (Economische Meest Voordelige Inschrijving)) is dan ook een van de instrumenten die worden aangereikt. Niet alleen wordt daarin aanbevolen om een overmaat aan criteria te vermijden, maar vooral om de gekozen criteria daadwerkelijk onderscheidend te laten zijn.

Als je dat goed doet, is het niet nodig om te werken met een systeem van Past Performance dat vaak ten nadele van het mkb en dus het lokale/regionale bedrijfsleven uitpakt. Bovendien bieden resultten uit het verleden geen garanties voor de toekomst. Daarom is het beter om te selecteren op de kwaliteit van product en proces. Maar werken met de beste prijskwaliteitverhouding heeft alleen zin als de kwaliteit het zwaarste weegt én er tijdens de uitvoering op wordt toegezien dat de ‘EMVI-beloftes’ worden waargemaakt. Dat kan door met elkaar in gesprek te blijven over die beloftes en eventuele obstakels die werkenderwijs worden ontdekt. Hier ligt een parallel met de Convenantgedachte, want het wederzijdse prestatiemeten tijdens de uitvoering is ook bij de convenanten noodzakelijk om in goed overleg tot het beste eindproduct zonder (te veel) meerkosten te komen.

Laat de gekozen criteria daadwerkelijk onderscheidend zijn

Andere betalingsregeling

Een echte kostenreductie is te behalen door de betalingsregeling voor infrastructurele werken anders vorm te geven. Aannemers financieren namelijk heel veel voor. Zelfs als de betalingstermijnen keurig worden gerespecteerd, lopen de betalingen meestal twee maar vaak meer maanden achter de geleverde prestatie aan. Door de betalingen de prestatie te laten volgen (facturering op basis van de uitvoeringsprognose), wordt de voorfinanciering met maar liefst 85 procent gereduceerd. Dat leidt niet alleen tot snellere doorbetaling in de keten, maar levert ook een dusdanige afname van balanstotaal en rentevoordelen op, dat er uiteindelijk meer product voor hetzelfde geld kan worden geleverd. Dit is door een aantalleden van de Commissie Aanbestedingen met een drietal gemeenten proefondervindelijk op projecten uitgetest en aangetoond. Het is te lezen in de tweede publicatie die MKB INFRA dit jaar heeft uitgebracht: ‘Hervorming van de huidige betalingsregeling in de infra’.

Tenderkosten

Niet alle prestaties van infrastructuuraannemers worden bij overheidsopdrachten beloond. Staatssecretaris Keijzer heeft in 2019 een Handreiking Tenderkostenvergoeding uitgebracht met de uitdrukkelijke bedoeling om deze structureel toe te passen. Desondanks worden inschrijvers die uiteindelijk de aanbesteding niet winnen maar daarvoor wel een substantiële hoeveelheid werk hebben verricht, daarvoor zelden of nooit gecompenseerd. De Commissie Aanbestedingen heeft becijferd dat bijvoorbeeld het maken van een ‘EMVIplan’ circa duizend euro per pagina kost. Bij een gemiddelde onderhandse aanbesteding lopen die kosten dus al gauw op tot boven de tienduizend euro, hetgeen de verliezende inschrijvers via hun algemene kosten moeten zien te compenseren. Dit terwijl de staatssecretaris nu juist de intentie heeft gehad deze (gedeeltelijk) te laten compenseren door de gemeente, die de kosten heeft veroorzaakt. MKB INFRA breekt daarom in ‘Toekomstbestendig samenwerken’ wederom een lans voor toepassing van tegemoetkomingen in de aanbiedingskosten volgens haar tabel, die uiteindelijk ook in de Handreiking van de staatssecretaris is overgenomen.

Het missen van een opdracht is extra zuur als de selectie van gegadigde inschrijvers wordt afgerond met een loting. Loting is een ouderwets instrument dat miskent dat aannemers een eigen volwassen afweging kunnen maken of zij zich - zelfs als er geen tegemoetkoming in de inschrijvingskosten wordt verstrekt - de moeite willen getroosten om in te schrijven ondanks grote concurrentie. MKB INFRA bepleit dan ook om loten geheel af te schaffen.

Overheidsopdrachtgevers hebben een gedeelte van de inschrijvingskosten overigens zelf in de hand. Ten eerste kunnen zij de inschrijvingskosten terugdringen door de BPKV-criteria te focussen op de kwaliteit van het werk en dus te beperken tot een klein aantal echt relevante criteria. Kostenreductie is daarnaast mogelijk door een gerichte uitvraag van certificaten die de inschrijvers moeten overleggen. Op de site van MKB INFRA kunnen gemeenten in een handige tabel per werksoort zien welke certificaten relevant zijn.

Tenslotte: kwestie van logica

Kortom: toekomstbestendig samenwerken is geen hogere wetenschap, maar vaak een kwestie van communicatie en logica. U kunt een en ander nalezen in de brochures die in januari aan alle gemeenten zijn toegezonden, of die u kunt downloaden op de site van MKB INFRA. Daar vindt u ook het gebiedsportaal klimaatadaptatie, de handreikingen voor gunningscriteria en tenderkostenvergoedingen alsmede de certificatentabel.

NOTEN

1. Zie het door minister Van Nieuwenhuizen van I&W geopende Gebiedsportaal Klimaatadaptatie op www.mkb-infra.nl/over-mkb-infra/gebiedsportaal.
2. Social Return (of Social Return on Investment) is het aan de slag helpen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. 3. Zie www.mkb-infra.nl/nieuws/publicaties.